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Mettez vos documents en ordre avec GED !

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Si vous êtes comme la plupart des gens, votre bureau est encombré de papiers. Vous avez des factures à payer, des reçus à classer et des documents importants dont vous devez faire le suivi. Mais qui a le temps d’organiser tout ça ? Entrez GED, ou gestion électronique de documents.

L’EDM est un excellent moyen de mettre de l’ordre dans vos documents. Avec EDM, vous pouvez numériser et stocker électroniquement tous vos documents importants, afin de pouvoir y accéder à tout moment, n’importe où. Et comme tout est numérique, il est facile de rechercher et de trouver les documents dont vous avez besoin.

L’utilisation de l’EDM présente de nombreux avantages. Tout d’abord, cela vous fait gagner du temps. Plus besoin de fouiller dans des piles de papier ! Deuxièmement, il est plus sûr que les méthodes traditionnelles de stockage du papier. Vos documents sont stockés en toute sécurité sur votre ordinateur ou dans le cloud, ils sont donc moins susceptibles d’être perdus ou volés. Et troisièmement, l’EDM est plus efficace que les méthodes sur papier. Vous pouvez facilement partager des documents avec d’autres personnes et savoir qui y a accédé.

Donc, si vous cherchez une meilleure façon de gérer vos documents, essayez l’EDM !

Mettez vos documents en ordre avec GED

Qu’est-ce que le GED ?

Un système de gestion électronique de documents (EDMS) est un système utilisé pour suivre, stocker et gérer des documents électroniques et des images d’informations sur papier. L’objectif principal d’un EDMS est d’assurer le contrôle et la sécurité des documents tout en permettant l’accès à ceux qui en ont besoin.

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous voudriez mettre vos documents en ordre avec un EDMS. L’une des raisons est qu’il peut vous aider à respecter les normes de conformité. De nombreuses industries ont des normes de conformité qui exigent que certains documents soient conservés d’une manière spécifique ou pendant un certain temps. Un EDMS peut vous aider à répondre à ces exigences en fournissant des fonctionnalités telles que la gestion des versions et la conservation des documents.

Une autre raison d’utiliser un EDMS est qu’il peut améliorer l’efficacité et la productivité de votre organisation. Lorsque les documents sont faciles à trouver et à récupérer, les employés passent moins de temps à les rechercher et plus de temps à travailler sur d’autres tâches. De plus, disposer d’un système organisé de gestion des documents peut aider à réduire les erreurs et les doublons.

Pourquoi classer vos documents ?

Afin de tirer le meilleur parti d’un EDMS, il est important de prendre le temps de classer vos documents. Cela signifie créer un système de catégorisation et d’étiquetage de vos documents afin qu’ils puissent être facilement retrouvés plus tard.

Une façon de procéder consiste à utiliser des champs de métadonnées. Les champs de métadonnées sont des informations sur un document qui peuvent être utilisées pour le décrire ou l’identifier. Par exemple, les champs de métadonnées courants incluent le titre du document, l’auteur, la date de création et les mots-clés qui décrivent le contenu du document. En ajoutant des champs de métadonnées à vos documents, vous pouvez faciliter leur recherche ultérieure.

Une autre façon de classer vos documents consiste à utiliser des dossiers ou des catégories. Cela implique de créer un système de dossiers ou de catégories dans lesquels vous placerez vos documents. Par exemple, vous pouvez avoir un dossier pour « ressources humaines » et un autre dossier pour « finances ». Ou vous pouvez avoir des catégories telles que « projets » , « clients » ou « supports marketing » . En plaçant vos documents dans ces dossiers ou catégories, vous pouvez faciliter leur recherche ultérieure lorsque vous en aurez besoin .

La méthode GED, comment ça marche

La méthode GED (Getting Everything Done) est une méthode populaire pour classer et organiser les fichiers dans un EDMS. Cette méthode a été créée par David Allen et consiste en six étapes simples :

1) Collecter – rassemblez tous vos papiers en un seul endroit 

2) Processus – parcourez chaque feuille de papier et décidez de ce qu’il faut en faire 

3) Organiser – créez un système pour stocker tous vos papiers 

4) Examen – examinez périodiquement votre système pour voir ce qui nécessite une attention particulière 

5) Faire – prendre des mesures sur les éléments qui nécessitent une attention 

6) Déchets – débarrassez-vous de tout ce qui ne nécessite plus d’attention.

L’application de la méthode GED à votre système de gestion de documents peut vous aider à garder tout organisé et sous contrôle.

Gagnez du temps avec la GED

Qu’est-ce que le GED ?

GED est l’acronyme de Generalized Electronic Document. Une GED est un document numérique qui peut être ouvert et visualisé sur un ordinateur. Cela inclut les PDF, les documents Word, les feuilles de calcul Excel, les présentations PowerPoint, les images, etc.

Pourquoi classer vos documents ?

La classification de vos documents vous aide à les organiser d’une manière qui a du sens pour vous et votre équipe. Cela facilite également la recherche de documents spécifiques lorsque vous en avez besoin. Lorsque vos documents sont bien organisés, vous pouvez passer moins de temps à les rechercher et plus de temps à les travailler.

La méthode GED, comment ça marche ?

La méthode GED fonctionne en regroupant des types de documents similaires. Par exemple, tous les rapports financiers de votre entreprise peuvent être stockés dans un dossier, tandis que tous vos supports marketing peuvent être stockés dans un autre dossier. En stockant ensemble des types de documents similaires, vous pouvez trouver rapidement le document que vous recherchez sans avoir à parcourir une longue liste de fichiers sans rapport.

L’EDM, un gain de productivité certain

Qu’est-ce que l’EDM ?

GED signifie Gestion Electronique de Documents. C’est un système qui vous aide à gérer vos documents électroniquement, de manière organisée.

Pourquoi classer vos documents ?

Classer vos documents vous aide à les retrouver facilement et à les organiser. Il vous aide également à suivre les modifications et à contrôler la version de vos documents.

La méthode EDM, comment ça marche ?

La méthode GED est une manière systématique d’organiser vos documents. Cela commence par la création d’un référentiel de documents, où tous vos documents sont stockés. Ensuite, vous créez des dossiers et sous-dossiers pour classer vos documents. Enfin, vous ajoutez des balises et des mots-clés pour vous aider à retrouver facilement vos documents.

Conclusion

Si vous cherchez un moyen de mettre de l’ordre dans vos documents et d’améliorer votre productivité, ne cherchez pas plus loin que l’EDM. Cette méthode est rapide, facile à utiliser et peut vous faire gagner beaucoup de temps à long terme. Alors qu’est-ce que tu attends? Commencer aujourd’hui!